CueRing coordina un evento che si svolge contemporaneamente in molte sedi: un convegno trasmesso in più città, un lancio di prodotto in tanti negozi, un esame in più sedi. Ogni sede segue la stessa scaletta, e la regia segue ogni sede dal vivo, da un’unica schermata.
Quattro concetti
- Evento
- L’occasione, con un nome e una data. Passata la data, l’evento va in archivio: resta consultabile ma non si può più modificare.
- Sede
- Un luogo in cui si svolge l’evento: una città, una location, una sala. Ogni sede ha un coordinatore locale, identificato dal suo indirizzo email.
- Passaggio
- Una voce della scaletta: Registrazione, Opening keynote, Coffee break… I passaggi sono uguali per tutte le sedi, hanno un ordine fisso, e ogni coordinatore li segna come completati man mano che avvengono.
- Checklist
- Un elenco di verifiche a cui ogni sede risponde OK o Non OK. La checklist pre-evento serve prima dell’apertura (Proiettore provato); la checklist post-evento serve dopo (Sala riconsegnata).
Tre ruoli
| Chi | Usa | Per |
|---|---|---|
| Staff della regia | Il menu Eventi e la dashboard, dal computer | Preparare gli eventi, invitare i coordinatori, seguire la dashboard dal vivo, condividerla, esportarla |
| Coordinatori locali | I miei eventi, dal telefono | Segnalare ogni passaggio completato, rispondere alle checklist |
| Chiunque abbia il link pubblico | La dashboard pubblica, in qualsiasi browser | Seguire l’evento in sola lettura, per esempio su un maxischermo |
Un evento tipo
- Prima: lo staff crea l’evento, aggiunge le sedi con l’email di ogni coordinatore e definisce passaggi e checklist. I coordinatori ricevono un invito e creano il proprio account.
- Il giorno dell’evento: i coordinatori rispondono alla checklist pre-evento, poi segnalano ogni passaggio quando avviene. Lo staff guarda la dashboard riempirsi e individua le sedi che restano indietro.
- Dopo: completati tutti i passaggi, ogni sede risponde alla checklist post-evento. Lo staff esporta la dashboard in Excel per il report. Il giorno dopo l’evento va in archivio.
Da dove cominciare
- Staff: parti da Preparare un evento, poi Seguire l’evento.
- Coordinatori: vai direttamente a Segnalare da una sede.
- Condividere la dashboard con un partner o su uno schermo: Lo schermo pubblico.