Preparare un evento

L’elenco degli eventi

Apri Eventi dal menu. L’elenco ha tre sezioni:

• In programma: gli eventi di oggi e futuri. È la vista predefinita.
• Archivio: gli eventi passati, in sola lettura.
• Tutti: tutti gli eventi.

La casella di ricerca trova gli eventi per nome. Per ogni evento l’elenco mostra data, nome e numero di sedi e passaggi.

Creare l’evento

Nelle schede, ogni modifica viene salvata appena lasci la riga: non serve salvare di nuovo.

Aggiungere sedi e coordinatori

Nella scheda Sedi, aggiungi una riga per sede:

• Nome sede: la città, la location o la sala, come deve apparire sulla dashboard.
• Email coordinatore: obbligatoria. La persona che segnalerà da quella sede.

Cosa succede dopo dipende dall’email:

• Un’email nuova: CueRing crea un account invitato e manda al coordinatore un’email, “Sei invitato a coordinare: …”, con un link personale per creare l’account.
• Un’email che ha già un account: la sede viene collegata subito a quell’account e non serve alcun invito. Il coordinatore troverà la nuova sede in I miei eventi.
• La stessa email su più sedi dello stesso evento: una sola persona le coordina tutte, con un solo account.

Le colonne Coordinatore e Stato mostrano chi è il coordinatore e se ha completato il proprio account (in attesa o confermato).

Inviare di nuovo un invito

Se un coordinatore non trova l’email, o il link è già stato usato, seleziona la sua riga e premi Invia di nuovo l'invito per mandare un nuovo link. Funziona solo finché il coordinatore è in attesa: una volta registrato vedrai “Il coordinatore è già registrato.”

Cambiare coordinatore

Cambia l’email nella riga della sede. La nuova persona viene collegata o invitata come sopra; il coordinatore precedente non vede più quella sede.

Definire i passaggi

Nella scheda Passaggi, aggiungi una riga per ogni passaggio della scaletta, nell’ordine in cui avvengono. La colonna # ne mostra la posizione.

Per cambiare l’ordine, trascina una riga nella nuova posizione. Ogni sede completa i passaggi in questo ordine: controllalo bene prima dell’inizio.

Definire le checklist

Le schede Checklist pre-evento e Checklist post-evento funzionano allo stesso modo: una riga per verifica, nell’ordine che preferisci, trascinabile. Scrivi ogni verifica in modo che si possa rispondere OK o Non OK:

• Proiettore e audio provati
• Uscite di emergenza libere
• Foglio presenze raccolto

Entrambe le checklist sono facoltative: lascia vuota la scheda se non ti serve.

Controlli prima del giorno

• Ogni sede ha un coordinatore, e il suo stato è confermato.
• I passaggi sono nell’ordine giusto.
• Apri Vedi Dashboard: devono comparire tutte le sedi, con tutti i passaggi ancora vuoti.